- Au sein d’une PME à taille humaine, vous occupez un rôle central et polyvalent, en lien direct avec la Direction, les clients et les différents prestataires de l’entreprise
- Au-delà des missions d’assistanat, le poste nécessite une réelle capacité à comprendre les enjeux de l’entreprise, anticiper les besoins et faciliter le fonctionnement quotidien de la Direction
Missions
Assistanat de Direction et organisation
- Gestion et optimisation du planning de la Direction
- Organisation et prise de rendez-vous
- Gestion, suivi et priorisation de la boîte mail
- Préparation et organisation des différents rendez-vous et réunions
- Rédaction de comptes rendus et rapports de rendez-vous
- Suivi des actions et échéances à la suite des réunions
- Transmission et circulation des informations auprès des différents interlocuteurs
Relation clients
Vous jouez également un rôle important dans le maintien d’une relation de proximité avec les clients :
- Relais de confiance entre la Direction et les clients
- Suivi des demandes et engagements pris
- Maintien d’une relation régulière et qualitative avec les interlocuteurs
- Veille à la bonne circulation des informations et au suivi des différents sujets
Gestion des prestataires
- Interlocuteur(trice) privilégié(e) de différents prestataires externes
- Coordination de leurs interventions et assurer le suivi des demandes
- Contrôle du respect des engagements et des échéances
- Participation à la résolution des problématiques courantes
Gestion administrative et support
- Gestion de différents travaux administratifs nécessaires au bon fonctionnement de l’entreprise
- Participation au suivi de certains sujets liés à la gestion et à la finance
- Travail en coordination avec la RRH notamment en support sur les éléments liés à la paie
- Mise en place et évolution des outils de suivi nécessaires à l’activité
Profil
- Vous justifiez d’une expérience réussie sur un poste d’Assistante de Direction, Office Manager ou Adjointe de Direction, idéalement acquise au sein d’une PME
- Nous recherchons avant tout une personne disposant d’une excellente capacité de compréhension et capable de prendre rapidement la mesure des sujets qui lui sont confiés
- Une bonne maîtrise des outils bureautiques et digitaux est indispensable
Savoir-être
- Organisé(e), structuré(e) et rigoureux(se)
- Réactif(ve) et capable de gérer plusieurs priorités simultanément
- Autonome et force de proposition
- Doté(e) d’un excellent relationnel et d’un réel sens du service client
- À l’aise dans un environnement PME nécessitant polyvalence, agilité et prise d’initiative
- Capable de travailler en grande proximité avec un dirigeant et d’anticiper ses besoins
- À l’aise avec les chiffres et les sujets administratifs et financiers
- Doté(e) d’excellentes qualités rédactionnelles et d’une parfaite maîtrise du français à l’oral comme à l’écrit