Au sein d’un environnement parisien feutré, vous assistez 1 Associé et ses 4 collaborateurs

Missions

 

  • Gestion des appels téléphoniques
  • Gestion du courrier et des coursiers pour les divers plis
  • Gestion d’agenda
  • Organisation des réunions téléphoniques, rendez-vous, déjeuners..
  • Gestion du carnet d’adresses
  • Gestion des déplacements en France ou à l’étranger : réservation de billets de train ou d’avion via l’agence de voyages, hôtels, restaurants, formulaire ESTA…
  • Travaux d’impression, scans et reprographie
  • Mise en page de documents et rapports divers
  • Préparation de courriers et courriels
  • Préparation de supports PowerPoint
  • Classement et archivage : saisie des dossiers sur la plateforme de la société d’Archivage
  • Petite comptabilité
  • Scans des frais personnels et gestion agenda personnel : RDV médecin, banque,…
  • Préparation des notes de frais en lien avec le service Comptable
  • Suivi de la facturation client : Échelonnement prévus,  application des taux, remises, suivi du budget, rythme de facturation, …
  • Édition de l’état des encours et préparation des recommandations en vue de la facturation du mois à venir
  • Relation avec certains clients sous le contrôle de l’associé pour s’assurer le bon déroulement de l’activité : envoi des factures, suivi de la bonne réception des notes d’honoraires, préparation des envois papier…
  • Veille à la bonne gestion des documents liés à la facturation : classement et enregistrement comptable des factures, organisation des dossiers
  • Suivi des encaissements et relances si nécessaires toujours sous le contrôle de l’avocat en charge du dossier

Profil

  • Bac +2 validé
  • Expérience réussie de 2 à 3 ans en qualité de Secrétaire et ou Assistante de Direction
  • Environnement international souhaité
  • Maitrise impérative de l’anglais
  • Aisance avec le Pack Office
  • Word : Fonctions avancées : sommaires automatisés, mode révision, mise en forme…
  • Excel : Fonctions avancées : TCD, recherche V, formules,…
  • Power Point : Fonctions avancées

Savoir-être

  • Méthodologie, Organisation
  • Rigueur
  • Polyvalence
  • Forte capacité d’adaptation
  • Dynamisme
  • Sens du service et de la confidentialité
  • Bonne gestion du stress et des priorités

 

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