Véritable Assistant polyvalent, support principal à la vie du bureau et de l’entreprise, vous accompagnez par vos actions la croissance d’une entreprise d’une quarantaine de salariés

 

Missions

  • Accueil

*Accueil téléphonique, renseignement, prise de message

*Gestion de la boite mail

*Accueil des rendez-vous physiques pour la Direction

  • Organisation des réunions plénières et des séminaires

*Envoi des invitations, suivi des participations, sélection du lieu

*Organisation de la logistique : transport, repas, hôtels…

  • Comptabilité courante

*Préparation et validation des notes de frais, relance des collaborateurs et tenue des délais

*Recueil des éléments nécessaires au Cabinet d’expertise comptable : tickets de CB, factures, notes de frais, …

*Tenue des tableaux de suivi : justificatifs de transport des salariés

*Suivis des encours

  • Intégration des collaborateurs et administration du personnel

*Création du salarié dans l’outil dédié

*Accueil et remise des documents nécessaires : charte, badge …

*Tenue du tableau de bord des intégrations et suivis

* Mise à jour du registre du personnel

*Organisation des visites médicales

*Suivi des absences (congés, CP, arrêts, … ) et des temps de travail des collaborateurs

  • Plan Covid

*Veille au respect et suivi des protocoles sanitaires, attestations de sortie

  • Services généraux

*Relations avec les prestataires, choix, comparaisons et négociations, suivi des contrats

*Gestion du parc informatique, préparation des postes pour les arrivants, suivi ..

*Commande de fournitures

Vous participez à toute réunion pertinente pour le suivi de votre activité. Vous participez également aux plénières (2 à 3 par mois) et aux séminaires (3 par an)

Vous collaborez quotidiennement avec l’assistant Ressources Humaines que vous épaulez et suppléez en cas de besoin

Vous travaillez en lien direct avec la Direction de l’entreprise. Vous travaillez également en lien avec les partenaires habituels de l’entreprise

Profil

  • Bac + 2 validé type BTS assistant de Gestion PME PMI ou Assistant de Manager
  • Première expérience réussie de 3 années en PME ou TPE
  • Alternance appréciée
  • Très bonne expression orale et écrite requises
  • Maitrise des règles d’orthographe et grammaire
  • Faculté d’organisation notamment pour gérer plusieurs dossiers simultanément
  • Maitrise du Pack Office et Excel notamment (tableaux, extractions, …)
  • Appétence informatique
  • Suivi de vos actions avec rigueur
  • Capacité à travailler seul et en équipe
  • Vous remontez les informations à votre hiérarchie, mettez les alertes nécessaires que les dossiers en cours, assurer les reportings dans les délais

Savoir-être

  • Discrétion impérative et respect de la confidentialité
  • Capacité à travailler en autonomie mais également en équipe
  • Persévérance
  • Polyvalence
  • Capacité à travailler en mode projet : coordonner les différents interlocuteurs, produire dans les délais, suivre les coûts, atteindre les objectifs …
  • Envie d’apprendre, de se dépasser et de pleinement à la croissance et au développement de l’entreprise
  • Sensibilité RSE

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